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INCOMUNICADOS

 

La brecha entre los profesionales de la información y sus directivos dificulta la utilidad del Big Data.

 

DIEGO RODRÍGUEZ GUTIÉRREZ

Archivamos, Boletín ACAL, Nº 98, 2015

 

Entre enero y febrero del presente año, Coleman Parkes realizó un estudio para Iron Mountain consistente en entrevistar a directivos y responsables de la información en 900 empresas (entre 250 y 999 empleados) de sectores como sanidad, jurídico, financiero, servicios, farmacéutico y energético en el Reino Unido, Francia, España, Países Bajos, Alemania y Estados Unidos. Los datos obtenidos, además de ofrecer una representativa radiografía de la situación actual de la gestión documental en las organizaciones, evidencian una notable falta de comunicación entre los responsables de las empresas y su personal encargado de la información. Leer más....

Archivamos 98. Boletín completo.

PERDER INFORMACIÓN SALE MUY CARO, MEJOR PREVENIR

 

Costes de las violaciones de datos

 

DIEGO RODRÍGUEZ GUTIÉRREZ

Archivamos: Boletín ACAL,Nº. 96, 2015

 

Continuando el hilo de anteriores números en relación a temas como las medidas a tomar tras pérdidas de información y las coberturas de seguros para amortiguarlas, faltaría tal vez poner el foco en los costes reales a repercutir en las organizaciones que las sufren ¿de cuánto dinero estamos hablando?

 

El Instituto Ponemon (Institución norteamericana especializada en seguridad de la información) publica anualmente estudios sobre costes causados por el impacto de los ataques en los organismos. Leer más...

 

Archivamos 96. Boletín completo.

DOCUMENTOS VS TIEMPO

 

Establecen un modelo de predicción sobre la “vida útil” de fondos archivísticos y bibliográficos

 

DIEGO RODRÍGUEZ GUTIÉRREZ

Archivamos: Boletín ACAL, Nº 99, 2016

 

En tiempos en los que los soportes documentales tradicionales parecen haber salido de la actualidad archivística en detrimento de los digitales, tal vez no esté de más analizar uno de los últimos trabajos sobre la conservación de fondos en papel.

 

El profesor, Matija Strlic, especialista en patrimonio sostenible, publicaba a final de año las conclusiones de un estudio cuyo objetivo es prever con la máxima exactitud posible la durabilidad real de los documentos. Es decir, en qué momento una gran biblioteca o archivo llega a un punto de envejecimiento en el cual su reparación es ya imposible.

 

Se trata de un trabajo que ha contado con la colaboración de diferentes instituciones británicas encuadradas en el denominado Programa de Ciencia y Patrimonio. Para May Cassar, directora, "este proyecto único ha demostrado los beneficios significativos del apoyo para la investigación interdisciplinar que combina la física, las ciencias sociales, la química, la conservación, la defensa del medio ambiente y la gestión del patrimonio".

 

Las tareas se han llevado a cabo por un equipo de profesionales que obtuvo datos de cientos de unidades documentales de toda Europa para después aplicar métodos estadísticos que permitieran concluir en una tendencia generalizada. Denominado “Damage Function for Historic Paper” se presenta en tres entregas que abordan la aptitud para el uso, el desgaste y la demografía de los fondos.

 

La primera de las partes tiene el objetivo de establecer una función que determine el valor del daño que sufren los documentos al soportar en el tiempo un elemento influyente de estrés. Las cotas de esos daños deben determinarlas una serie de parámetros, tales como quiénes son los interesados (usuarios y público en general), el modo de uso (manipulación, visualización, condiciones de almacenamiento) y el umbral de daño (que magnitud de cambio físico en el documento se considera como deterioro significativo). Fijados los parámetros se realiza un experimento con usuarios de diferentes bibliotecas y archivos a quienes se les muestra, con todas las técnicas de visualización y manipulación posibles, un conjunto de documentos en varios estados de conservación. A través de cuestionarios se les solicita evaluar la aptitud para el uso de los documentos. Las conclusiones retratan dos perspectivas de tolerancia al deterioro. Los encuestados consideran inaceptable la ausencia de fragmentos de documentos en aquellos fondos sobre los que no se les aporta ninguna información en particular acerca de su uso habitual. Sin embargo, su perspectiva cambia cuando se les indica que se trata de documentación histórica, admitiendo una mayor tolerancia al hecho de que el documento no contenga toda la información que poseía en el momento de su creación. En definitiva, el grado de aceptación de degradación depende del valor que se tenga del objeto.

 

El enfoque del segundo estudio, “el desgaste”, tiene que ver con la degradación mecánica. Se trata de encontrar el umbral de desgaste a partir del cual un documento en papel ya no es considerado adecuado para el uso por un lector. Aquí entran en juego dos conceptos: el número estimado de manipulaciones de cada documento y el grado de polimerización (DP) del papel, que está relacionado con la estructura molecular de la celulosa. A menor grado de polimerización mayor tasa de desgaste del papel en un uso habitual. Obteniendo valores medios de manipulación de la documentación de diferentes organismos se han podido establecer diferentes escalas temporales de desgaste. Por ejemplo, basándose en la frecuencia media de utilización de documentos del Archivo Nacional del Reino Unido, este período es de 60 años para la categoría de papeles con DP 300 y 450 años para papeles con DP 500.

 

La última entrega no analiza situaciones y factores influyentes en la degradación de los documentos sino que plantea medidas para frenarla. Una vez definida la aptitud de uso y planteados unos horizontes de durabilidad aceptables, toca buscar la función dosis-respuesta que consiga asegurar la supervivencia total de la información. Se tratará de establecer líneas de conexión que establezcan la idoneidad de temperatura, humedad y demás condiciones medioambientales óptimas para la conservación de la información. Por otro lado desarrolla modelos demográficos para que a través de muestreos de datos de almacenamiento y frecuencias de uso de conjuntos documentales, se puedan extrapolar datos que actúen como guía de actuaciones globales. Según Strlic, "en relación con los resultados de la reciente conferencia sobre el cambio climático en París, el aumento proyectado de 2 grados centígrados en el clima global incrementará la velocidad de degradación de algunas colecciones patrimoniales en torno al 50%. Un aumento de 4 grados reduciría a la mitad de su vida”. Por tanto o se controla eternamente el ambiente en el interior de los depósitos, algo energéticamente insostenible, o se usan modelos demográficos para mejorar la conservación de los fondos y reducir el consumo de energía al mismo tiempo.

 

 

Archivamos 99. Boletín completo.
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