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    No controlar adecuadamente la información o no conocer la mejor metodología para organizarla ni la responsabilidad que conlleva su acceso, son problemas con los que, a menudo, se encuentran las organizaciones. Un tratamiento adecuado de la documentación que se genera conlleva enormes beneficios tanto para las instituciones como para la sociedad en general. La gestión documental no debe ser un problema sino una ventaja.
    Analizamos la situación documental de cada entidad para ofrecer soluciones a medida:

    • Análisis legislativo y normativo (ISO 15489, 30300, etc).
    • Definición de políticas e implementación de modelos de gestión documental.
    • Implantación de software específico con experiencia destacada en soluciones como Sharepoint, OpenKm, AtoM, OpenProdoc, Alfresco, Koha, etc.

    Ofrecemos soluciones encaminadas a mejorar las condiciones de los archivos, tanto físicas como de acceso y recuperación, para organismos públicos y privados.

    La concienciación en cuanto a la necesidad de disponer de un archivo en óptimas condiciones ha supuesto un ahorro e incluso un beneficio para muchas empresas. En el caso de las administraciones públicas, además les ayuda a cumplir con la legislación vigiente en materia de Patrimonio, acceso a la información, transparencia, etc.

    Coordinamos proyectos para cualquier tipo de institución y en todos los ciclos vitales de sus documentos, acometiendo trabajos archivísticos de identificación de fondos, clasificación, descripción, elaboración de calendarios de conservación, ordenación e instalación.

    La digitalización debe llevarse a cabo por 2 razones:

    • Conservar aquellos documentos que sean vitales para la organización.
    • Agilizar el flujo de trabajo

    La tendencia se dirige a la presencia cada vez mayor de la llamada “oficina sin papeles”. Sin embargo, hasta que esto sea una realidad, el recurso utilizado es la digitalización de los documentos en papel, que debe garantizar la autenticidad del documento, preservar su calidad, así como su contenido.

    Disponemos de potentes equipos para acometer proyectos de grandes volúmenes de documentos y personal experto en:

    • Captura de imágenes de documentos en cualquier formato.
    • Migración de soportes para evitar la pérdida de información por la obsolescencia
    • Indexación de documentos digitalizados para su localización y recuperación mediante OCR.
    • Digitalización certificada según normativa de la Agencia Tributaria para la validación de facturas.

    Servicios bibliotecarios con personal experto en:

    • Catalogación (Absysnet, Koha, etc.).
    • Atención al público.
    • Gestión de préstamos.
    • Fondo antiguo.
    • Depósitos.
    • Actividades de difusión.

    Implantamos software de gestión documental, archivos y bibliotecas:

    • AtoM.
    • Koha.
    • SharePoint Online.
    • OpenKM.
    • OpenProdoc.

    Grabación y tratamiento de datos

    Damos cobertura profesional a empresas y organísmos públicos en relación a necesidades de grabación de datos, búsqueda y recopilación de información, elaboración de estadísticas y dossieres de noticias.

    Inventarios de bienes y derechos

    Especialmente enfocado a Ayuntamientos, aunque abierto a todo tipo de organismos, recopilamos la información acreditativa y descriptiva de cualquier tipo de bien o derecho.

    Realizamos labores de investigación en Registros de la Propiedad, archivos históricos, Catastro, etc.

    El resultado es la disposición de completos inventarios, clasificados por epígrafes en función del tipo de bien con información cartográfica y fotográfica de cada uno de ellos, tanto en formato físico como en digital a través de la instalación de software específico para su gestión.

    Custodia

    La falta de espacio por la acumulación de documentación es un problema constante en las empresas e instituciones. Un problema que, si no se solventa, tiende a ser mayor a medida que pasa el tiempo.

    El espacio es escaso y caro y no disponer de él supone una pérdida de dinero.

    Nos encargamos de la custodia de estos documentos en instalaciones habilitadas para este fin. Así las empresas ahorran, además de tener garantizada la seguridad de su documentación frente a robos, incendios, etc.

    Por teléfono o vía correo electrónico podrán solicitar los documentos que necesiten y serán entregados en mano en un proceso perfectamente monitorizado.

    Destrucción confidencial

    Tras una valoración y selección de la documentación se decide que documentos van a conservarse de forma permanente en el archivo histórico y cuáles van a eliminarse.

    Una vez realizado el expurgo, el paso siguiente es la destrucción que será realizada de forma confidencial.

    El expurgo es importante a fin de evitar la destrucción de documentos con valor permanente.

    La optimización de recursos es una norma. Desde esa base, tenemos en cuenta tus necesidades específicas para aportarte soluciones documentales de calidad.

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